Workflow: como ajuda no processo de trabalho?

A palavra inglesa workflow significa, em sua tradução, fluxo de trabalho.

Por isso, pode ser considera uma técnica que contribui para que os colaboradores alcancem os resultados no dia-a-dia das operações.

Saber o que e como fazer é essencial para que os processos andem e as tarefas sejam cumpridas adequadamente, garantindo:

• qualidade nos serviços,
• agilidade,
• documentação das tarefas realizadas,
• controle,
• bons resultados.

Apesar da sua importância, poucos empreendimentos adotam essa ferramenta que é uma grande facilitadora para a compreensão e acompanhamento do fluxo de trabalho a ser realizado.

Continue lendo esse post e saiba o que é workflow e de que maneira ele colabora no processo de trabalho de qualquer organização.

O que é workflow?

Essa técnica trata das etapas que precisam ser desenvolvidas para que determinado processo seja atendido.

É o roteiro a ser seguido, obedecendo uma ordem sequencial que possibilita que um processo tenha:

• início,
• meio,
• fim.

Por isso, dentro do workflow deve estar mapeado as tarefas que precisam ser desenvolvidas, quem são os responsáveis por cada uma delas, o resultado obtido em sua conclusão e para quem deve ser encaminhado o resultado.

Workflow e processo: qual a diferença?

Muitas pessoas fazem confusão com relação às diferenças existentes entre esses dois conceitos.

Um processo envolve todas as atividades para que determinado objetivo seja atingido, como, por exemplo, a entrega de um produto ao cliente a partir da entrada do seu pedido.

Já o workflow trata do fluxo dos trabalhos que precisam ser realizados para que esse processo seja atingido, portanto, detalha todas as tarefas a serem realizadas entre o recebimento do pedido até a entrega do produto ao destinatário, como, por exemplo:

• venda,
• processo de cobrança
• logística,
• pós-venda.

Como funciona o workflow?

O workflow pode ser organizado manualmente, no entanto, hoje existem softwares que possibilitam muitas vantagens no controle dos processos, criando históricos e ajudando os usuários envolvidos nas tarefas com lembretes e calendários dinâmicos.

Usando o exemplo do processo para o atendimento a um pedido em uma loja virtual, podemos de maneira simplista apresentar uma ordem a ser executada para o sucesso da operação:

• entrada do pedido,
• conferência dos dados e avaliação de crédito,
• avaliação do estoque para atendimento,
• faturamento,
• separação das mercadorias,
• acondicionamento dos produtos em embalagens,
• embarque e despacho dos produtos,
• entrega ao destinatário,
• recebimento do comprovante de entrega,
• pós-venda.

Note que para cada um dos itens mencionados existem ainda tarefas específicas que precisam ser desenvolvidas.

Essas especificações quando chegam ao nível máximo de detalhes apresentam procedimentos que devem ser seguidos obedecendo às regras, prazos e encaminhamentos aos diversos setores envolvidos no processo.

Isso faz com que os erros sejam minimizados e a operação otimizada.

Vantagens do workflow

Entre as principais vantagens de ter um workflow estruturado estão:

Agiliza a gestão de tarefas

O desenvolvimento e gerenciamento das diversas tarefas são agilizados, uma vez que se sabe exatamente o que deve ser feito e qual caminho tomar quando alguma não conformidade for encontrada.

O fluxo prevê ainda as possibilidades existentes em cada ação, e cada colaborador deve segui-las de acordo com as regras estabelecidas em determinada etapa.

Otimiza produtos e serviços

Os processos passam a ser controlados em tempo real, onde os diversos responsáveis das tarefas sabem exatamente o que está acontecendo e quais as próximas etapas.

Sistemas de controle de fluxos apontam de forma automática os prazos vencidos, assinalam os problemas encontrados e alertam os usuários quando algum processo não está seguindo na velocidade desejada.

Algumas ferramentas gratuitas que podem ser usadas para isso são:

• Trello,
• Asana,
• Airtable.

Com isso, a otimização de produtos e serviços ocorre e a atenção dos gestores é direcionada à resolução de situações que saem do fluxo normal, evitando problemas.

Reduz erros

Com os controles estabelecidos, o número de erros diminui significativamente visto que existem obrigatoriedades na conclusão de tarefas para que o processo siga o seu fluxo na empresa.

Isso significa que o processo se encaminha somente após a conclusão de todas as tarefas que são necessárias e que foram determinadas por algum gestor.

Simplifica a comunicação

Outro ponto importante e de grande benefício diz respeito a simplificação da comunicação entre colaboradores e as diversas áreas envolvidas em um mesmo processo, sejam elas externas ou internas.

Reduz gastos

A redução de gastos é a consequência de trabalhos realizados com qualidade, onde todas as definições são claras, objetivas e práticas.

O workflow evita o retrabalho, esquecimentos e descuidos, além de possibilitar que erros sejam reconhecidos imediatamente e correções possam ser realizadas de maneira assertiva para evitar prejuízos à operação e à empresa.

Como fazer um workflow?

Como já mencionado, esse processo pode ser desenvolvido e implementado através de sistemas e aplicativos específicos para isso.

Muitos sistemas de gestão já possuem essa funcionalidade, o que facilita a operação dos usuários.

Nós recomendamos usar uma ferramenta específica para esse fim, já que terá mais funcionalidades e recursos para o planejamento e estruturação, e, consequentemente, mais clareza de cada processo.

Independentemente de como escolher montar o seu fluxo de trabalho, para desenvolver um adequado é necessário um estudo pormenorizado de cada tarefa de sua empresa, para isso: 

Analise os processos

Cada tarefa deverá receber a atenção com relação aos seguintes passos:

• como o processo chega ao setor,
• validação das informações necessárias para o desenvolvimento,
• o que deve ser feito,
• quais os resultados esperados,
• para quem deve ser encaminhada após a conclusão dos trabalhos.

Designe os responsáveis

É fundamental que as responsabilidades estejam claras nos processos e nas tarefas a serem realizadas, portanto, deve-se definir com clareza quem é o responsável por cada ação.

Defina o início do processo

Outro ponto fundamental é saber onde se inicia cada tarefa e processo, ou seja, quem alimenta o sistema, adiciona os dados e inicia a jornada a ser cumprida para que o assunto em pauta seja concluído e atenda aos objetivos propostos.

Defina o final

Para fechar com qualidade o processo, deve-se identificar quando esse chegou ao seu final, ou seja, todas as ações e tarefas foram cumpridas e os resultados foram alcançados.

Defina, então, onde e como termina o fluxo dos trabalhos, formalizando a operação e arquivando todos os documentos e ações geradas para futuras avaliações em casos de necessidade.

Sabemos que não é uma tarefa simples o desenvolvimento e a implantação do workflow em uma empresa, pois exige estudos, esforços, diálogo, negociações e, acima de tudo, o desejo de organizar os processos.

No entanto, na medida que cada tarefa e etapa passa a ser acompanhada e monitorada de uma maneira organizada e metódica, sua empresa passa a operar com outra velocidade, onde os erros são minimizados e a satisfação dos clientes é alcançada.

Agora que você já sabe o que fazer para usar o workflow em sua empresa, continue conosco e leia nosso post que apresenta 5 estratégias para tornar o seu negócio mais lucrativo!